Was du ab dem 5. Mai 2025 falsch machst, wenn du deine Newsletter wie bisher verschickst

Inhaltsverzeichnis:

„Hilfe, meine E-Mails landen im Spam!“

Ich kann dir gar nicht sagen, wie oft ich diesen Satz in den letzten Wochen gehört habe.
„Henriette, meine Mails sind alle im Spam gelandet – ich hab doch alles richtig gemacht!“
Und jedes Mal, wenn ich dann mal genauer hinschaue, sehe ich das Gleiche:
Die DNS-Einträge stimmen nicht. SPF fehlt. DKIM ist nicht sauber eingerichtet. DMARC existiert nicht oder steht auf „p=none“, was im Prinzip gleichbedeutend ist mit: „Mach, was du willst.“

Was dann folgt, ist fast schon ritualisiert: Der große Aha-Moment. Und meistens auch ein bisschen Scham.
Aber: Kein Grund zur Panik. Denn wer das Problem erkennt, kann es auch lösen.

Was sich seit dem 5. Mai 2025 geändert hat – und was du vielleicht schon vorher hättest wissen müssen

Was viele nicht wissen: Die „neuen“ E-Mail-Regeln sind eigentlich gar nicht so neu.
Bereits im Frühjahr 2024 haben Google und Yahoo angefangen, technische Standards wie SPF, DKIM und DMARC für Massenversender verbindlich zu machen. Damals war das Motto noch: „Wir beobachten – und warnen.“
Wer die Regeln nicht eingehalten hat, bekam bestenfalls eine Fehlermeldung oder landete sanft im Spamordner.

Doch das ist vorbei.

Seit Mai 2025 ist Schluss mit Kuschelkurs:
Jetzt zieht auch Microsoft nach – und mit ihm Outlook, Hotmail & Co.
Und diesmal ist es nicht mehr nur eine Empfehlung. Jetzt ist es Pflicht – für alle. Auch für kleinere Absender.
Und das bedeutet:

• Mails ohne SPF, DKIM oder DMARC? Werden abgelehnt.

• Kein korrekter Reverse-DNS-Eintrag (PTR)? Kein Einlass in den Posteingang.

• Absenderadresse nicht konform mit RFC 5322? Technisch nicht korrekt = raus.

• Spamrate über 0,1 %? Das reicht bei manchen Anbietern schon für die Blockade.

• Kein funktionierender One-Click-Abmeldelink? Sofortiger Verstoß gegen die Zustellregeln.

Früher war das alles „nice to have“. Jetzt ist es business-kritisch.

Die Botschaft ist klar: Wer heute E-Mails verschickt, muss sich an die Spielregeln halten. Oder er fliegt raus.

Die größten Fehler, die ich immer wieder sehe

Viele denken: „Ich hab alles richtig gemacht.“
Aber wenn ich dann frage: „Hast du mal einen Mail-Test gemacht?“ – dann kommt meist ein Schulterzucken.
Technische Details wie SPF, DKIM und DMARC sind oft nur halb oder gar nicht eingerichtet. Oder sie sind veraltet.
Die Folge? Deine Mails werden als verdächtig eingestuft – und verschwinden im digitalen Nirwana.

Besonders kritisch wird es, wenn du no-reply-Adressen verwendest, keine Abmeldemöglichkeit anbietest oder veraltete Empfängerlisten nutzt.
Das alles sind heute No-Gos – und sie sorgen dafür, dass du deine Leser*innen verlierst, bevor du überhaupt gelesen wirst.

So findest du heraus, ob deine Mails überhaupt noch ankommen

Bevor du an den Einstellungen herumdokterst, solltest du erstmal checken, wie es aktuell um deine Mails steht.
Dafür gibt es ein Tool, das ich dir von Herzen empfehle:

👉 https://www.mail-tester.com

Du bekommst eine Testadresse angezeigt – an diese schickst du einfach deine nächste E-Mail.
Innerhalb weniger Sekunden erhältst du eine Auswertung: Ob deine DNS-Einträge korrekt sind, ob deine Mail Spam-Wörter enthält, ob du auf einer Blacklist stehst – und wie dein technischer Score aussieht.

Mein Tipp: Ein Ergebnis unter 9 von 10 Punkten solltest du nicht einfach ignorieren. Dann heißt es: Ärmel hochkrempeln.

Diese 5 Dinge solltest du jetzt dringend umsetzen – und so geht’s

1. SPF-Record korrekt einrichten

Der SPF-Record ist ein DNS-Eintrag, der festlegt, welche Server E-Mails in deinem Namen versenden dürfen.
Wenn du z. B. Mailchimp oder ActiveCampaign nutzt, muss dieser Anbieter dort aufgeführt sein.

👉 Logge dich bei deinem Domainanbieter (z. B. IONOS, Strato, All-Inkl) ein, suche die DNS-Verwaltung und füge einen SPF-TXT-Eintrag hinzu,

z. B.:

v=spf1 include:mailchimp.com ~all

Achtung: Es darf nur ein SPF-Record pro Domain existieren – alles andere führt zu Fehlern.

2. DKIM-Signatur aktivieren

DKIM sorgt dafür, dass deine E-Mails digital signiert werden. Das zeigt dem Empfänger: Diese Mail wurde unterwegs nicht verändert.

👉 Bei den meisten Newsletter-Tools wie Active Campaign, MailerLite oder GetResponse findest du unter „Domain-Einstellungen“ oder „Authentifizierung“ eine Anleitung, wie du die DKIM-Schlüssel generierst und in deinen DNS-Einträgen hinterlegst.

Sobald alles korrekt eingerichtet ist, prüfe mit Mail-Tester, ob deine DKIM-Signatur aktiv ist.

3. DMARC-Record einrichten

DMARC ist der Sicherheits-Gatekeeper deiner Domain. Er legt fest, was passieren soll, wenn eine Mail nicht durch SPF oder DKIM validiert werden kann.

👉 Auch das geht über einen DNS-TXT-Eintrag. Für den Anfang kannst du folgende Version nutzen:

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:[email protected]

„p=quarantine“ bedeutet: Mails, die nicht bestehen, kommen in den Spam. Du kannst auch „p=reject“ setzen – dann werden sie komplett abgelehnt. Wichtig: Hinterlege auch eine Reporting-Adresse, um Fehler zu erkennen.

4. Verwende eine echte, erreichbare Absenderadresse

Bitte kein [email protected] mehr. Verwende stattdessen eine E-Mail-Adresse, die tatsächlich erreichbar ist – am besten mit deinem Vornamen, z. B. [email protected].
Das wirkt persönlicher, vertrauensvoller – und entspricht den neuen Vorgaben.

Außerdem: Sorge dafür, dass deine Leser*innen dir einfach antworten können. Das verbessert deine Zustellrate UND deine Kundenbindung.

5. Sichtbarer Abmeldelink & saubere Listenpflege

Jede Massenmail MUSS eine funktionierende Abmeldemöglichkeit enthalten – am besten per One-Click.
Und: Pflege deine Listen regelmäßig! Wer deine Mails seit Monaten nicht mehr geöffnet hat, darf aussortiert werden.

Wenn du das nicht tust, sinkt deine Öffnungsrate – und du landest automatisch immer öfter im Spam.

Fazit: Wer’s jetzt ignoriert, verliert Leser

Diese neuen Anforderungen sind kein „vielleicht später“-Thema.
Wenn du deine Mails weiterhin wie 2024 verschickst, riskierst du, unsichtbar zu werden.

Aber – und das ist der gute Teil – du kannst alles Schritt für Schritt umsetzen. Du musst es nur tun.
Und wenn du dir nicht sicher bist, ob du alles richtig gemacht hast…

Du traust es dir allein nicht zu?

Dann lass uns gemeinsam draufschauen.
👉 Buche dir hier deinen 30-Minuten-DNS-Check mit mir

In dieser halben Stunde prüfe ich mit dir, ob deine DNS-Einstellungen stimmen, ob SPF, DKIM und DMARC sauber laufen – und was du tun musst, damit deine Mails endlich wieder ankommen.